Phần mềm quản lý khách hàng cho doanh nghiệp nhỏ và cách sử dụng

Phần mềm CRM hay còn gọi là phần mềm quản lý khách hàng được tạo ra để giúp các doanh nghiệp của tất cả các loại hình kinh doanh và quy mô của doanh nghiệp, tăng mức độ hài long của khách hàng và tạo thêm doanh thu. Nếu sử dụng có hiệu quả, phần mêm quản lý khách hàng có thể nâng năng suất và hiệu quả của doanh nghiệp nhỏ. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin về việc làm thế nào để triển khai thực hiệm phần mềm quản lý khách hàng vào thói quen hang ngày của bạn như là chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ.

Có nhiều lực chon để tìm kiếm thông tin và mua phần mềm CRM và điều quan trọng là bạn cân nhắc những ưu và khuyết điểm của từng phần mềm có sẵn dựa trên cấu trúc doanh nghiệp của bạn. Có rất nhiều phần mềm quản lý khách hàng, một số phần mềm CRM được xây dựng để phù hợp với loại hình kinh doanh đặc thù nào đó. Ví dụ như bất động sản, hay giáo dục, hay tài chính…. Một số phần mềm quản lý khách hàng dự trên nền tảng web và lưu trữ nội bộ. Trong khi một số phần mềm CRM khác đòi hỏi phải cài đặt phần mêm và phương pháp lưu trữ khác. Dù loại hình doanh nghiệp là cửa hàng kinh doanh, công ty thương mại, công ty sản xuất… thì phần mềm CRM có thể nâng cao hiệu suất kinh doanh của bạn.

Hướng dẫn

Đầu tiên, sau khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ phần mềm CRM, bạn sẽ cần cập nhật vào phần mềm danh sách khách hàng, địa chỉ liên lạc… các thông tin liên quan đến khách hàng và chương trinh CRM. Tùy thuộc vào kích thước lớn của doanh nghiệp, điều này có thể cần một khoản đầu tư lớn về thời gian. Tuy nhiên, sau khi tất cả thông tin được nạp vào hệ thống phần mềm CRM, bạn đã có một chương trinh đáng tin cậy để xác định thông tin liên lạc. Hãy chắc chắn bao gồm tất cả các số điện thoại và địa chỉ cũng như các thông tin hữu ích khác để duy trì liên lạc với khách hàng như địa chỉ email, số tài khoản…
Sau khi đã load tất cả dự liệu khách hàng vào phần mềm quản lý khách hàng, bạn có thể nhập vào các hoạt động cần thiết trong tương lại. Phần mềm CRM cho phép bạn thêm vào các hoạt động như gọi điện thoại, gặp gỡ hoặc gửi thư cho khách hàng. Điều này đảm bảo rằng bạn sẽ không bị quên các hoạt đông cần thiết đối với khách hàng để đem về đơn đặt hàng cho công ty, làm tăng khả năng tín nhiệm của khách hàng khi bạn thực hiện mọi điều cần thiết một cách đúng hẹn, đúng lúc. Ví dụ, khách hàng Hoàng Nguyễn của bạn có sinh nhật vào tháng 7 và bạn muốn chắc rằng sẽ gửi cho anh ấy một tấm thiệp chúc mừng online.

Nếu bạn không sử dụng phần mềm quản lý khách hàng, bạn có thể quên điều này khi khách hàng mà bạn quản lý quá nhiều. Tuy nhiên nếu bạn sử dụng phần mềm CRM, các hoạt động này sẽ tự động popup lên cho bạn thấy vào đúng ngày mà bạn đã chọn. Để nhắc nhở cho bạn không được quên những hoạt động (hành động) quan trong. Khi đã sở hữu hoặc đã sử dụng phần mềm CRM, thì việc thêm các hoạt động trong tương lai để liên lạc với khách hàng nên thành một thói quen hàng ngày danh cho doanh nghiệp nhỏ của bạn
Sau khi thêm vào các hoạt động về dịch vụ của bạn vào phần mềm quản lý khách hàng, bạn sẽ muôn thêm các hoạt động bán hàng trong tương lại. Đây là nơi mà phần mềm CRm có thể có tác động lớn nhất vào lợi nhuận kinh doanh của bạn. Bạn cũng có thể quên sinh nhật của khách hàng nào đó là một ví dụ điển hình, bạn cũng có thể quên một yêu cầu tiềm năng từ khách hàng, đây cũng chỉ là một ví dụ khác mà bạn có thể gặp phải. Nhưng phần mềm quản lý khách hàng sẽ giúp bạn theo dõi các cơ hội bán hàng torng tương lại.

Doanh số bán hàng thường là mạch máu của doanh nghiệp nhỏ và phần mềm CRM sẽ giúp bạn đứng đầu về doanh số khi tiếp cận được lợi nhuận tiềm năng trong tương lại. Các hoạt động liên quan đến doanh số bán hàng trong tương lai nên được thêm vao torng cả cả hai loại “khách hàng” đó là khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại. Bằng việc chứng minh khả năng của mịnh để làm theo thông qua những lời hứa, bạn sẽ xây dựng được lòng tin cơ sở với khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng của mình.
Điều cuối cùng, sử dụng phần mềm CRM để quản lý các khách hàng hiện tại. Bằng việc giữ các tại liệu ghi chú trên mỗi khách hàng. Bạn sẽ không chỉ làm tốt hơn trong việc phục vụ khách hàng của bạn đồng thời bạn cũng sẽ bảo vệ được quyền lợi của doanh nghiệp mình. Các tài liệu ghi chú của khách hàng trong phần mềm quản lý khách hàng sẽ giúp bạn lưu giữ được dấu vết giấy tờ của tất cả các cuộc hội thoại và các hoạt động đối với từng khách hàng cụ thể.

Nếu vì bất cứ lý do gì một khách hàng đã thực hiện một yêu cầu bồi thường sai lệc hoặc tiêu cực đối với doanh nghiệp, bạn sẽ có thể kết nối giữa thực tế với những gì gắn liền với khách hàng đó trong phần mềm quản lý khách hàng để sử dụng trong kiện tụng nếu cần thiết. Nó cũng quan trọng cho khách hàng của bạn biết rằng bạn đang sử dụng phần mềm CRM, vì nó sẽ cung cấp cho họ một cảm giác thoải mại về việc tổ chức doanh nghiệp của bạn. Nó cũng sẽ chứng minh cho khách hàng của bạn rằng bạn nhấn mạnh việc đặt sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu.