CMMS là gì?
CMMS là viết tắt của “Computerized Maintenance Management System”. Một hệ thống CMMS là phần mềm máy tính giúp cho team bảo trì có thể theo dõi được tất cả các thiết bị, tài sản mà họ có trách nhiệm quản lý, lên lịch, theo dõi các công việc bảo trì, theo dõi lịch sử bảo trì. WinMain sẽ giới thiệu một số tính năng chính của một hệ thống CMMS bên dưới:
Theo dõi công việc bảo trì
Người quản lý bảo trì có thể chọn thiết bị với 1 sự cố hỏng hóc, mô tả hư hỏng, giao cho một nhân viên kỹ thuật để họ có thể sửa chữa. Khi máy móc thiết bị được sửa, người kỹ thuật chịu trách nhiệm sẽ đánh dấu công việc “Hoàn thành” và người quản lý sẽ được thông báo rằng công việc đã xong.
Yêu cầu công việc bảo trì
Phòng bảo trì (cơ điện) thường tiếp nhận những yêu cầu sửa chữa, bảo trì từ các bộ phận phòng ban khác. Có thể là yêu cầu từ nhưng người trực tiếp đứng máy (sản xuất) khi họ nghe những âm thanh lạ phát ra từ máy… hoặc cũng có thể là từ các phòng ban hành chính y/c sửa chữa máy lạnh. Phần mềm CMMS là trung tâm xử lý những y/c này và theo dõi tình trạng của các y/c.
Quản Lý Tồn Kho
Bộ phần bảo trì có thể lưu trữ và quản lý rất nhiều trong kho bảo trì, bao gồm vật tư phụ tùng thay thế cho máy móc thiết bị. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS sẽ cho biết được có bao nhiêu vật tư, phụ tùng còn trong kho. Bao nhiều đã sử dụng cho việc sửa chữa, bao nhiều cần phải đặt hàng để đảm bảo cung cấp đủ cho các kế hoạch bảo dưỡng định kỳ trng tương lai..
Lên lịch công việc
Là một team bảo dưỡng phòng ngừa, thì họ cần một lịch làm việc đáng tin cậy đối với máy móc thiết bị. Hệ thống CMMS sẽ lập kế hoạch định kỳ và gửi thông báo nhắc nhở đến cho người được giao công việc. Tổ chức việc lập kế hoạch giúp tránh được các quá tải trong công việc cho team bảo trì, và cũng giúp cho các công việc bảo dưỡng được thực hiện đúng tiến độ.
Theo dõi lịch sử công việc
Rất nhiều công ty hiện đang sử dụng, quản lý các máy móc thiết bị có tuổi thọ từ 10, 20 hoặc thậm chí là 30 năm. Các máy móc này có một lịch sử sửa chữa, thay thế khác dày. Khi có một sự cố xảy ra, sẽ rất hữu ích nếu kỹ thuật viên có thể tham khảo vấn đề được giải quyết lần trước như thế nào. Trong hệ thống CMMS, khi một sự cố được giải quyết xong, thì lịch sử của nó được ghi lại trong phần lịch sử bảo dưỡng, bảo trì. Nhân viên có thể xem lại, coi đó là thư viện tham khảo cho mình.
Kiểm tra & đánh giá
Nhiều hệ thống phần mềm quản lý bả trì CMMS có thể giữ những lịch sử của thiết bị, không thể thay đổi được những thông tin đó. Nên lịch sử của việc bảo trì, bảo dưỡng thiết bị có thể được kiểm tra & đánh giá lại. Điều này sẽ hữu ích trong các trường hợp bị tai nạn hoặc bảo hiểm bồi thường – nhân viên điều tra có thể xác minh nếu bảo dưỡng bảo trì được hoàn thành tốt. Một hệ thống CMMS cũng giữ dữ liệu một cách tập trung nhật, nên việc chuẩn hóa theo chứng chỉ ISO là điều dễ dàng thuận tiện.
Cài phần mềm CMMS ở đâu?
Có 2 cách phổ biến để một phần mềm CMMS có thể chạy được: cài trực tiếp trên máy tính của khách hàng hoặc chạy trên nền web.
On-premise – Tại trụ sở
Khi một doanh nghiệp muốn chịu trách nhiệm với chính hệ thống CMMS của mình thì đó được gọi là On-Premise CMMS. Tức là cài đặt, sử dụng, lưu trữ tại công ty. Lợi ích của loại này là user có toàn quyền kiểm soát truy xuất vào CMMS server và có toàn quyền quyết định chính sách về dữ liệu. Điểm yếu là việc triển khai CMMS theo mô hình này khá tốn chi phí và phức tạp. Bộ phận IT phải tìm kiếm, khởi tạo server, backup dữ liệu cho phòng bả trì, và việc cập nhật phần mềm rất bất tiện và không được thường xuyên
SAAS ( Hạ tầng Cloud )
Khi một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS chạy online, nó được gọi là SAAS CMMS. Với phương án này, công ty phần mềm bả trì có thể lo mọi thứ về IT như server, bả mật, backup dữ liệu cho hệ thống. Hệ thống phần mềm bảo trì CMMS có thể truy xuất từ bất cứ máy tính nào với các trình duyệt phổ biến như Chorme, Firefox…mà không cần phải cài đặt bất cứ một công cụ thứ 2 nào vào máy tính của NV bảo trì. Một điểm mạnh nửa của phần mềm CMMMS chạy trên nền web là việc cập nhật hệ thống được xử lý thường xuyên, user lúc nào cũng sử dụng phiên bản mới nhất. Tuy nhiên cũng có mặt hạn chế là việc phụ thuộc và hạ tầng mạng & sự kết nối internet.
Lợi ích của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS
Khi bạn triển khai một giải pháp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS, bạn có thể sẽ đạt được những lợi ích thiết thực sau:
Doanh nghiệp nào nên sử dụng CMMS?
Công nghiệp sản xuất
Các công ty sản xuất các sản phẩm hữu hình. Họ có máy móc, dây chuyền thiết bị, xe nâng, các thiết bị nặng đòi hỏi phải bảo trì thường xuyên. Để đảm bảo được việc sản xuất đúng tiến độ, giao hàng đúng chất lượng thì cần phải sử dụng phần mềm quản lý bảo trì để đảm bảo thiết bị chạy trơn tru
Ngành vận tải
Các doanh nghiệp vận tải hàng hóa, vận tải hanh khách, hoặc những doanh nghiệp về xe cơ giới nặng. Với phần mềm quản lý bảo trì có thể quản lý tốt việc bảo dưỡng, bảo trì các xe một cách tốt nhất. Giảm thiểu những tai nạn đáng tiếc có thể xảy ra do hỏng hóc đột xuất
Cơ sở hạ tầng
Các công ty phụ trách bảo trì, bảo dưỡng các tòa nhà. Căn hộ chung cư, rạp hát, tòa nhà chính phủ đều cần phải bảo trì. Phần mềm CMMS có thể giúp họ giải quyết các vấn đề của hệ thống điện, không khí, lọc gió, nước. Bảo trì tòa nhà cao tầng như: chung cư, khách sạn, cao ốc văn phòng cho thuê cũng rất quan trọng
Ngành y tế
Các bệnh viện, trung tâm y tế cộng đồng. Các máy móc thiết bị y tế cần phải được bảo trì, bảo dưỡng định kỳ là một điều quan trọng để làm cho máy móc hoạt động chính xác nhất. Máy móc thiết bị y tế vô cùng mắc tiền, quản lý bảo trì là xu thế cần có trong các bệnh viện
Một phần mềm CMMS trong tương lai sẽ như thế nào?
Ứng dụng truy xuất trên di động
Các kỹ sư bảo trì đều dành hầu hết thời gian của mình bên ngoài văn phòng làm việc để có thể sửa chữa máy mọc, thiết bị hoặc chăm sóc tòa nhà… Việc tạo ra một hệ thống CMMS có thể truy xuất được từ di động là điều cần thiết và có nhiều lợi ích. Với giao diện mobile, kỹ sư bả trì có thể ghi lại những gì họ đang làm, chụp ảnh lại kết quả công việc, hoặc y/c trợ giúp nhanh chóng.
Dễ sử dụng
Khá nhiều công ty phần mềm cung cấp một hệ thống CMMS rất khó dùng. Giao diện của họ thậm chí không hề thay đổi kể từ năm 1995 và có quá nhiều thứ không cần thiết trong đó, những tính năng phức tạp được đưa vào trong phần mềm. Các công ty cung cấp phần mềm CMMS tốt thường hướng đến quy trình đơn giản nhất nhưng đáp ứng đủ nghiệp vụ của từng doanh nghiệp nhằm làm tăng tính dễ sử dụng.
Nhập dữ liệu nhanh
Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của một dự án CMMS là việc nhập liệu quá mất nhiều thời gian & công sức. Hệ thống CMMS mới phải được thiết kế sao cho việc nhập liệu vào trong hệ thống phải dễ nhất, tiện lợi nhất.
Chạy trên nền Web
Các hệ thống phần mềm CMMS cũ thường là những ứng dụng cài đặt chạy trên từng máy client. Những công ty cung cấp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS mới sẽ cung cấp một giải pháp về nền web, sử dụng công nghệ web để vận hành hệ thống. Điều này sẽ làm cho việc vận hành, bảo trì hệ thống trở nên dễ dàng hơn, ít tốn kém hơn.
