Vai trò của phần mềm quản lý bảo trì & hệ thống lập lịch
Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị được sử dụng bới những người quản lý bảo trì để trợ giúp họ trong việc quản lý các hoạt động bảo trì của phòng bảo trì. Một vài phần mềm có các tính năng cơ bản, như phần mềm quản lý công việc – được sử dụng để nhận các y/c sửa chửa và quản lý sửa sữa. hoặc là các phần mềm CMMS phức tạp hơn – được dùng để tài liệu hóa và quản lý tất cả các khía cạnh của hoạt động quản lý bảo trì.
Đối tượng sử dụng phần mềm bảo trì?
Có nhiều công ty với quy mô, mô hình khác nhau với những team bảo trì từ 1 cho đến 5 người, hoặc thậm chí có công ty lên đến hàng tram nhân viên bảo trì trong team của họ. Một phần mềm quản lý bảo trì được quản lý bởi trưởng bộ phận bảo trì, các nhân viên bả trì sẽ đăng nhập vào hệ thống (với các quyền giới hạn) để truy suất vào các công việc, tài liệu liên quan đến họ để hoàn thành nhiệm vụ bảo trì, bảo dưỡng
Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị cũng được sử dụng bởi những người quản lý cấp cao để có thể xem các báo cá từ hệ thống CMMS về chi phí bả trì, từ đó đưa vào các hệ thống phân tích tài chính, theo dõi sự cố, đo lường năng suất, đảm bảo tuân thủ các quy định về môi trường….
Lý do để sử dụng phần mềm bảo trì
Tính năng của phần mềm bảo trì thiết bị
Bất cứ một gọi phần mềm quản lý bảo trì nào cũng cho phép tạo mợt phiếu công việc. Đây là các nhiệm vụ được giao cho nhân viên trong team bảo trì. Hầu hết các phần mềm bảo trì thiết bị cho phép người quản lý thấy được việc nào đã hoàn thành, việc nào đang peding, việc nào đang có sự cố….
Các gọi CMMS cho phép thu thập các phiếu công việc và cung cấp cho người quản lý bảo trì cái nhìn tổng quan nhất về công việc trong hệ thống. Điều này cho phép lên lịch các công việc & ưu tiên hóa công việc của nhân viên.
Không giống với phiếu công việc, các yêu cầu công việc đến từ bên ngoài team bả trì. Một yêu cầu công việc sẽ được gửi cho team bảo trì khi có một ai đó ở chuyền sản xuất nghe tiếng động lạ của máy… cần phải được sửa chữa. Một phần mềm quản lý bảo trì tốt cho phép mọi người có thể tạo phiếu yêu cầu công việc, sau khi xem xét, các phiếu yêu cầu này sẽ được chuyển cho quản lý để duyệt & tạo thành phiếu công việc cho team bảo trì xử lý.
Một phần mềm quản lý bảo trì mở rộng phải có tính năng quản lý tồn kho. Tính năng này hữu ích vì team bảo trì thường phải quản lý vật tư phụ tùng. Một hệ thống quản lý tồn kho tốt sẽ cảnh báo cho người quản lý khi nào đạt mức tối thiểu và cần phải mua thêm để bổ sung, sẵn sàng cho việc bảo trì
Đối với quản lý cấp cao của một doanh nghiệp, các tính năng quan trọng nhất của hệ thống CMMS là các báo cáo. Bằng cách nhìn vào hiệu suất đồ thị và bảng biểu, có thể tạo ra một ngân sách bảo trì trong tương lai, tài sản có vấn đề (để cung cấp cho quản lý chú ý nhiều hơn), xem phụ tùng của nhà sản xuất hỏng hóc thường xuyên, và quyết định có nên thuê kỹ thuật viên bảo trì hoặc thuê nhà thầu .
Đối với bảo trì, mục tiêu lớn nhất của việc sử dụng phần mềm quản lý bảo trì là để chuyển từ “chữa cháy” (bảo trì đột xuất) sang bảo trì phòng ngừa (bảo trì có kế hoạch). Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị cho phép lập các kế hoạch bảo trì, sinh lịch bảo trì dựa và các trigger theo thời gian hoặc theo thông số của thiết bị. Công cụ này sẽ gửi email, SMS hoặc thông báo trực quan trên phần mềm khi có việc bảo trì đến kỳ hạn phải thực hiện
Một số phần mềm quản lý bảo trì thiết bị cho phép người dùng có thể thiết lập nhà cung cấp cho vật tư phụ tùng trong hệ thống. Khi vật tư phụ tùng được cần đến, team bảo trì hoặc bộ phận liên quan có thể tạo ra các yêu cầu chào giá hoặc đơn mua hàng từ trong hệ thống CMMS. Tính năng quản lý mua hàng tiết kiệm được thời gian bằng việc giảm thiểu số lượng giấy tờ và các giao tiếp cần thiết giữa phòng mua hàng, bảo trì, tài chính…
Những thách thức trong việc triển khai phần mềm bảo trì
Tài liệu và đào tạo
Học cách sử dụng một công cụ mới luôn là một thách thức lớn, mà đặc biệt lại là phần mềm. Có nhiều phần mềm bảo trì trở nên vô dụng hoặc không phát huy hết tính năng của nó khi mà team bảo trì không được đào tạo bài bản, cách để sử dụng thành thạo và hiệu quả phần mềm. Trong quá trình đào tạo, nên nhớ rằng: hướng dẫn để người dùng biết về giá trị & lợi ích của phần mềm, không chỉ đơn thuần là cách sử dụng nó ra sao?
Quy trình bảo trì
Không may là việc mang đến cho team bảo trì một phần mềm quản lý bảo trì tốt sẽ không làm cho họ trở thành những siêu anh hùng. Để có được lợi ích từ phần mềm, điều quan trọng là nhà cung cấp phần mềm phải ngồi lại với team bảo trì, và đưa ra quy trình – một quy trình chuẩn để có thể xử lý các công việc bảo trì đột xuất, bảo trì theo kế hoạch. Nếu không tạo ra một quy trình chuẩn của việc bảo trì, mua hàng, xuất kho… thì phần mềm sẽ ko có hiệu quả cao nhất.
Hỗ trợ
Đôi khi việc nói chuyện với kỹ thuật qua điện thoại là điều cần thiết. Chắc chắn rằng hiểu rõ những chính sách hỗ trợ của nhà cung cấp – hỗ trợ có thể có thêm phí, hoặc nhà cung cấp muốn bạn phải thuê họ để giải quyết các vấn đề mà bạn đang gặp phải
Hệ thống chỉ tốt khi có dữ liệu
Một hệ thống CMMS chỉ được khai thác có hiệu quả khi và chỉ khi có dữ liệu đầu vào. Nếu một kỹ sư bảo trì không cập nhật hoặc cập nhật không chính xác các phiếu công việc hàng ngày, thì rất khó có thể có được một giải pháp hiệu quả, không có báo cáo tổng quan nghiệp vụ bảo trì. Được đào tạo tốt, có nhiều tính năng phù hợp, dễ sử dụng là những yếu tố khuyến khích người sử dụng cập nhật dữ liệu và phần mềm.
