Phần Mềm ERP được Triển Khai Thành Công Cho Cty TabViet

Được thành lập vào năm 2003, TabViet đã dần định hình được thương hiệu trong làng CNTT của Việt Nam về lĩnh vực hạ tầng mạng và bảo mật hệ thống thông tin. Là một trong những công ty hàng đầu về hạ tầng mạng cho các giải pháp ERP dành cho doanh nghiệp lớn tại Việt Nam, họ đã tư vấn và triển khai hạ tầng mạng cho giải pháp phần mềm ERP ở các công ty lớn như: Tập đoàn Hoàng Anh Gia Lai (Sử dụng phần mềm ERP của SAP), công ty nhựa Long Thành (Phần mềm ERP của SAP), Bitis, tập đoàn Vinataba….

Với những dự án lớn như thế, TabViet cần phải có một phần mềm quản lý chuyên dụng để có thể nắm bắt tình hình của dự án, lên kế hoạch dự án…. Bài toán thực tế của họ cần một giải pháp thông minh để có thể mang lại hiệu quả tối đa.
Hệ thống cũ và những nhu cầu trong tương lai

Tabviet sử dụng cùng lúc 2 phần mềm để quản lý nghiệp vụ của mình trước khi triển khai giải pháp phần mềm ERP mới. Đối với nghiệp vụ kinh doanh, họ sử dụng phần mềm quản lý khách hàng sugar CRM. Là những chuyên gia trong lĩnh vực mạng nên đội ngũ nhân viên của Tabviet không có khả năng chỉnh sửa phần mềm để có thể đáp ứng được với nghiệp vụ thực tế của mình khi sử dụng phần mềm quản lý khách hàng này. Một điểm yếu của phần mềm quản lý khách hàng khi không được chỉnh sửa là lỗi tiếng việt, các báo cáo mặt định, không thể theo một param mà công ty mong muốn. Phần mềm quản lý khách hàng SugarCRM rất mạnh, tuy nhiên để có thể sử dụng được hết thì cần phải chỉnh sửa để phù hợp với nghiệp vụ của doanh nghiệp. Trong SugarCRM  cũng có module quản lý dự án, tuy nhiên đây là phần mềm chuyên dụng về quản lý khách hàng nên module này chỉ đáp ứng được những nghiệp vụ cơ bản trong qui trình quản lý dự án. Đối với Tabviet, họ triển khai cho những tập đoàn lớn, với những dự án lớn thì cần phải có một giải pháp toàn diện hơn thế về quản lý dự án.

Để phục vụ cho nghiệp vụ quản lý dự án, Tabviet sử dụng phần mềm quản lý dự án của Microsoft. Đây là một phần mềm rất mạnh, chuyên nghiệp trong quản lý dự án. Tuy nhiên một hạn chế của phần mềm quản lý dự án này là chi phí cho lisence. Với số lượng nhân viên ngày một tăng thì đây cũng là một vấn đề. Một bài toán khó được đặt ra nữa là Tabviet phải sử dụng cùng lúc 2 phần mềm quản lý riêng biệt khác nhau. Với cách này, dữ liệu không tập trung và khâu input dữ liệu đầu vào tốn nhiều thời gian vì phải làm trên 2 hệ thống cùng khác nhau.

Bà Phùng Thị Thu Thủy, giám đốc của công ty Tabviet tìm đến với phần mềm ERP mã nguồn mở OpenERP như là một sự thay máu cần thiết cho quá trình quản lý nghiệp vụ, quản lý thông tin trong công ty. Với đặc điểm là mã nguồn mở, phần mềm OpenERP có thể đáp ứng được yêu cầu hiện tại là sử dụng cho phòng Sales và phòng quản lý dự án, và tính mở rộng để có thể đáp ứng được những nhu cầu phát sinh trong tương lai.

Là công ty chuyên triển khai hạ tầng mạng cho các giải pháp phần mềm ERP cho các công ty, tập đoàn lớn nên bản thân Tabviet hiểu rõ nhất vai trò và tầm quan trọng của một phần mềm ERP có thể giúp đỡ cho quá trình vận hành, quản lý một doanh nghiệp như thế nào. Tabviet đã thuê WinMain triển khai hai phân hệ Sales-CRM và quản lý dự án trên nền tảng OpenERP. Đối với phân hệ Sales-CRM, WinMain đã chỉnh sửa để phù hợp với nghiệp vụ đặc thù của Tabviet là kinh doanh dự án. Những báo cáo phức tạp đã được tích hợp vào hệ thống. Module quản lý doanh số bán hàng được viết them và tích hợp vào trong phân hệ này nhằm mục đích áp doanh số và theo dõi doanh số của từng salesman, sales team trong một khoảng thời gian theo tháng, quí, năm. Cấp quản lý có thể theo dõi doanh số và so sánh với thời điểm cùng kỳ, từ đó đưa ra những yêu cầu, và chiến lược đúng đắng cho từng nhân viên và cho cả công ty. Với phần mềm ERP mới, nhân viên bán hàng có thể chọn nhiều form báo giá khác nhau cho từng đối tượng khách hàng là công ty nước ngoài hay trong nước. Cấp quản lý có thể xem lại lịch sử giao tiếp của khách hàng với nhân viên, lịch sử của các hành động mà nhân viên bán hàng thực hiện đối với khách hàng đó. Trong phần mềm ERP mới cho phép xem báo cáo tất cả các hoạt động của nhân viên trong một khoản thời gian nhất định nào đó. Trong phân hệ Sales-CRM, một phần quan trọng nữa là những báo cáo mà lãnh đạo Tabviet cần xem. Với phần mềm ERP OpenERP, ngoài việc xem các báo cáo phân tích thống kê trực tiếp trên phần mềm, người sử dụng có thể in ra những report mà WinMain đã thiết kế theo đúng định dạng của Tabviet đã yêu cầu.

Đối với phân hệ quản lý dự án anh Đoàn-trưởng bộ phận triển khai dự án đã đưa ra nhưng yêu cầu khắc khe, chặc chẽ trong phân hệ này. Các báo cáo chi tiết đến từng work summary, WinMain đã chỉnh sửa phân hệ quản lý dự án của phần mềm ERP OpenERP để đáp ứng được những yêu cầu này. Việc chậm tiến độ trong việc triển khai dự án cho khách hàng là một điều tối kỵ đối với nhân viên và công ty Tabviet. Do đó các yêu cầu để theo dõi tình hình làm việc, các nhiệm vụ được giao đã được hoàn thành bao nhiêu, thực hiện những gì là một điều khá quan trọng đối với cấp quán lý. Anh Đỗ Duy Đoàn khá hài long với những gì WinMain đã chỉnh sửa trên hệ thống để có thể đáp ứng được bài toán thực tế quản lý của công ty.
Điểm nổi bậc của dự án triển khai phần mềm ERP OpenERP cho Tabviet là khả năng truy cập bằng di động. Với phiên bản 6.1 đã được triển khai, phần mềm ERP OpenERP đã hỗ trợ truy cập bằng các dòng điện thoại thông minh. Nhân viên có thể truy cập bất kỳ đâu từ trên chiếc smart phone của mình. Sự lựa chọn giải pháp ERP mã nguồn mở được đánh giá là một lựa chọn đúng của TabViet, theo đánh giá của bà Phùng Thị Thu Thủy – Giám đốc công ty.