Triển khai thành công phần mềm ERP cho cty Biển Đông (ESTC)

Công ty Kỹ Thuật Công Nghệ Biển Đông (ESTC) được thành lập năm 2010, nhưng đã định hình được thương hiệu của mình trong ngành công nghiệp điện tự động, tự động hóa tại Việt Nam. Được thành lập dựa trên tầm nhìn và niềm đam mê của lãnh đạo, những người có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ tự động, vận hành nhà máy.
Biển Đông được thành lập để xây dựng các giải pháp công nghệ nhằm tối ưu tốt nhất qui trình vận hành cho khách hàng. Cho dù khách hàng là ai, đối tượng nào, từ các đối tác, các nhà thầu, hoặc người dung cuối thì Biển Đông luôn cung cấp các giải pháp, dịch vụ trên tinh thần hợp tác và phát triển dài lâu. Đó là lý do để Biển Đông trờ thành một trong những nhà cung cấp công nghệ hàng đầu trong lĩnh vực công nghiệp trong một thời gian ngắn của quá trình phát triển bền vững dựa vào sự tín nhiệm của khách hàng và đối tác.

Nhờ vào chiến lược và định hướng đúng đắn của ban lãnh đạo công ty, Biển Đông ngày càng phát triển và trở thành một công ty lớn mạnh trong lĩnh vực công nghiệp tự động hóa. Để đáp ứng được nhu cầu phát triển thực tế và các nghiệp vụ phát sinh dựa trên các sự phát triển, ban lãnh đạo đã tìm đến một giải pháp ERP toàn diện để quản lý toàn bộ qui trình, hoạt động của doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý cũ và nhu cầu cho sự phát triển.

Biển đông sử dụng 2 phần mềm riêng lẻ để quản lý nghiệp vụ trong công ty trước khi quyết định chọn giải pháp ERP như một sự đổi máu cần thiết cho quá trình phát triển. Đối với nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, và kho. Biển Đông chỉ sử dụng đơn thuần phần mềm Excel của Microsoft để quản lý mọi thông tin của phòng kinh doanh và phòng mua hàng. Bộ phận mua hàng quản lý mọi thứ, nhà cung cấp, sản phẩm trong kho, xuất hàng đi công trường, nhập hàng cho dự án đều trên nền tảng Excel. Đây là một vướng mắc lớn để lãnh đạo có thể theo dõi mọi hoạt động một cách nhất quán.

Để phục vụ cho nhu cầu quản lý dự án, Biển Đông sử dụng phần mềm quản lý dự án Microsoft Project để phục vụ cho nghiệp vụ quản lý dự án của mình. Microsoft Project là một phần mềm chuyên về quản lý dự án rất mạnh, không cần bản cải, sự chuyên nghiệp của phần mềm cũng phần nào được thể hiện qua giao diện, chức năng, và đặc biệt là được làm từ Microsoft. Tuy nhiên với sự phát triển về nhân sự để đáp ứng ngày càng nhiều cho các dự án, hợp đồng mà Biển Đông ký kết với đối tác thì vấn để về lisence là một bài toán khó. Vấn đề dữ liệu không tập trung, đồng bộ, khâu nhập dữ liệu đầu vào tốn thời gian do phải làm trên 2 hệ thống khác nhau, qui trình vận hành của các phòng ban chưa được liên kết thông suốt, nhu cầu có những con số chính xác để ra những quyết định hợp lý…Tất cả điều đó thôi thúc lãnh đạo công ty quyết định chọn giải pháp ERP triển khai.

WinMain tự hào và vinh dự được Biển Đông tin tưởng, chọn làm nhà cung cấp, triển khai giải pháp phần mềm ERP cho Biển Đông. Với các nghiệp vụ phát sinh và nhu cầu thực tế sau khi khảo sát nghiệp vụ,  chúng tôi đã đi đến thống nhất và triển khai các phân hệ sau cho cả quy trình: Phân hệ CRM-Sales, phân hệ quản lý mua hàng (purchase), phân hệ quản lý nhân sự (HRM), Phân hệ quản lý dự án (Project Management), Phân hệ quản lý kho (warehouse), phân hệ quản lý tài chính kế toán (Finance & Accouting), Phân hệ quản lý tài liệu.
Đối với từng phân hệ, WinMain đã thiết kế những báo cáo động trên phần mềm, người dùng có thể xem trực tiếp báo cáo trên phần mềm chỉ với một vài nhấp chuột đơn giản. Người dùng cũng có thể in ra file Excel hoặc PDF nếu muốn. Mọi báo cáo đều được thể hiện một các trực quan nhất với các kiểu biểu đồ khác nhau. Người dùng có được cái nhìn tổng quát nhất trên từng phân hệ mà mình sử dụng, quản lý. Với các phân hệ được triển khai, nhân viên các phòng ban tại công ty Biển Đông không còn tốn quá nhiều thời gian để nhập liệu nữa. Mọi dữ liệu chỉ được nhập một lần và được sử dụng lại ở các phòng ban khác. Do đó, tính nhất quán của dữ liệu, tính đồng bộ và chính xác đượ nâng lên đáng kể.

Do đặc thù công việc, các kỹ sư của Biển Đông thường xuyên phải làm việc trên công trường, làm onsite tại công ty khách hàng. Do đó việc truy xuất vào phần mềm để cập nhật tiến độ, theo dõi toàn bộ dự án mà mình tham gia vô cùng linh hoạt được mọi người đánh giá khá cao. Với phần mềm ERP được tích hợp trên công nghệ web, nhân viên Biển Đông có thể truy xuất bất cứ đâu với đường truyền Internet. Trưởng dự án có thể phân công task tại công ty, và các kỹ sư dự án khi đang làm việc tại công trường có thể nhận được thông tin task được giao và thực hiện, sau đó cập nhật vào phần mềm một cách dễ dàng thông qua trình duyệt Web. Lãnh đạo phòng dự án có thể theo dõi tiến độ dự án, chi tiết công việc theo thời gian thực trên phần mềm. Điều này được ông Vương Ngọc Hoàng – giám đốc Biển Đông đánh giá khá cao.

Một điểm nổi bật khác của phần mềm ERP mà WinMain đã triển khai thành công cho Biển Đông đó là cổng thông tin khách hàng. Đối với phòng mua hàng và phòng kinh doanh, nhân viên có thể trao đổi trực tiếp với khách hàng thông qua cổng thông tin. Khách hàng, nhà cung cấp có thể xem trực tiếp những hóa đơn, đơn hàng, đơn đặt hàng lien quan đến mình thông qua cổng thông tin khách hàng. Và dĩ nhiên là dữ liệu này đã được mã hóa và được phân quyền cẩn thận trên từng khách hàng cụ thể, bảo mật thông tin tuyệt đối.

Đối với phân hệ quản lý dự án, khách hàng cũng có thể trực tiếp theo dõi tiến độ của dự án, của từng task trong dự án liên quan đến công ty của mình cũng thông qua cổng thông tin này. Đây là một điều mới khác so với các phần mềm quản lý dự án khác.
Với công nghệ Web, đi kịp so với thời đại và yêu cầu phát triển. Phần mềm ERP do WinMain triển khai đáp ứng được hầu hết các nhu cầu của Biển Đông hiện tại. Không cần phải cài đặt trên các máy client mới sử dụng được, user chỉ cần có trình duyệt là có thể truy xuất vào phần mềm bất cứ đâu, bằng bất cứ thiết bị nào, laptop, desktop, máy tính bảng, smartphone.
Với giải pháp ERP mã nguồn mở mà WinMain cung cấp, công ty Biển Đông đã tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể về license phần mềm nhưng lại có thể đáp ứng được mọi yêu cầu nghiệp vụ cho doanh nghiệp. Không giới hạn về user là điều mà giám đốc Biển Đông đánh giá cao khi tốc độ phát triển về nhân sự của công ty đang tăng. Mọi chi phí phát sinh về user trong tương lại hầu như là không có. Đây có thể nói là một dự án nữa thành công khi WinMain là nhà cung cấp giải pháp ERP.